Klantcase

ICT-adviseur
Ontwikkelingen
van Emtio

Aanbesteding DMS/RMA bij Omgevingsdienst Haaglanden

3 augustus 2016, door Joop Schuilenburg

Voor de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) heeft Emtio de aankoop en contractering van een document en record management oplossing (DMS/RMA) verzorgd. Omgevingsdienst Haaglanden is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de wettelijke milieutaken namens de gemeenten Delft, Den Haag, Midden-Delfland, Leidschendam-Voorburg, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland, Zoetermeer en de provincie Zuid-Holland.

Omgevingsdienst Haaglanden

Nieuw DMS/RMA

Omdat de in gebruik zijnde DMS/RMA niet voldoende functioneerde, wilde de ODH overgaan tot de aanschaf, implementatie en het in beheer geven van een nieuw DMS/RMA dat moest gaan functioneren op het Sharepoint 2013 platform. De oplossing moest passen binnen de NEN-2082:2008 norm en compliant zijn aan het door de ODH gehanteerde metadatamodel, dat gebaseerd was op NEN-ISO 23081-2:2009 en het Toepassingsmodel Metadatering Lokale Overheden.

Het systeem moest worden gekoppeld aan het zaaksysteem Squit XO en de scanomgeving Kofax. De oplossing moest in eerste instantie ‘on premise’ worden geïmplementeerd waarbij op termijn de overgang naar de ‘cloud’ op eenvoudige wijze mogelijk moest zijn.

De ODH zocht een adviseur die voor hen de Europese aanbesteding uitvoerde met ervaring op het terrein van DMS/RMA.

 

Voorstel en selectieleidraad

In maart 2016 werd Emtio telefonisch benaderd door Jack Schuemie, records manager bij de ODH, met de vraag of Emtio een voorstel wilde indienen voor het begeleiden van een Europese aanbesteding. Er volgde een intakegesprek met Dirk Koster, projectleider op het terrein van document management, Erwin Meijer, (interim) teamleider ICT en DIV, Jack Schuemie en Joop Schuilenburg.

De ODH schetste daarbij de precieze behoefte en het gewenste tijdpad. De aanpak van de aanbestedingsprocedure is besproken en daarna heeft Emtio deze aanpak en planning in detail in een voorstel beschreven, voorzien van een fixed prijs.

Als eerste stap is in het projectteam de projectdoelstelling geformuleerd en vastgelegd. Op basis hiervan zijn de gewenste eigenschappen en competenties van de te selecteren leverancier gedefinieerd en vastgelegd in een selectieleidraad.

 

De selectiefase

De aanbesteding is vervolgens op 25 maart 2016 gestart door de aankondiging van een niet openbare procedure op TenderNed, waarbij de selectieleidraad is geüpload. Tijdens de selectiefase van dertig dagen is het beschrijvend document opgesteld. Nadat op 29 april een drietal partijen was geselecteerd ontvingen zij het beschrijvend document voor het opstellen van de offerte. Op 6 juni zijn de offertes ontvangen, waarna de beoordeling door het projectteam op 10 juni 2016 werd afgerond en het voorlopig gunningsbesluit werd genomen.

 

Opdrachtverstrekking

Nadat de verplichte ‘stand still’ termijn van twintig dagen zonder klachten werd doorlopen kon de opdracht definitief worden verstrekt aan Circle Software. De contractering is daarna geheel binnen planning en budget afgerond.

 

Datamigratie

Een bijzonder aspect in deze aanbesteding was het vraagstuk van datamigratie. Het was namelijk de bedoeling dat alle door het primaire proces binnen de ODH geproduceerde documenten vanaf de oprichting medio 2013 gemigreerd gingen worden vanuit het bestaande DMS (op basis van Sharepoint 2010) naar het DMS/RMA in Sharepoint 2013, terwijl alle overige documenten in de nieuwe omgeving raadpleegbaar moesten zijn.

Daarnaast moesten alle documenten uit de fileshareomgeving worden gemigreerd naar het nieuwe DMS en opvraagbaar zijn via Microsoft Office toepassingen. Complicerende factor hierbij was dat de migraties moesten worden uitgevoerd terwijl de business ‘on going’ bleef.

Circle heeft hiervoor als onderdeel van haar aanbod eerst een pré-migratieplan opgesteld waarin de aanpak en prijsstelling is beschreven om te komen tot een definitief migratieplan. In het definitieve migratieplan, waarvan het opstellen tot een van de eerste opdrachten aan Circle behoorde na de gunning, werd de complete migratie gepland en begroot. De ODH kon op basis hiervan kiezen of zij de opdracht voor de migratie ook aan Circle verstrekte of dat de migratie als opdracht apart via een inkoopprocedure in de markt kon worden gezet.

Jack Schuemie

Jack Schuemie, records manager bij de Omgevingsdienst Haaglanden:

Voor de uitvoering van de aanbesteding was de Omgevingsdienst Haaglanden op zoek naar een inkoopspecialist. We zochten een specialist met ruime ervaring in het uitvoeren van (Europese) aanbestedingstrajecten met betrekking tot het aanschaffen van ICT producten. De focus lag hierbij op het inhuren van een organisatie die zowel juridisch als ICT-technisch het klappen van de zweep kent. Na oriëntatie hieromtrent zijn we uitgekomen bij Emtio, in de persoon van de heer Joop Schuilenburg.

De pragmatische, no nonsense, aanpak van Emtio sprak ons dermate aan dat we besloten hebben om met hen in zee te gaan. Gedurende het gehele aanbestedingstraject heeft dhr. Schuilenburg de procedure bewaakt en, daar waar nodig, adequaat op ontstane situaties met inschrijvende organisaties geacteerd. Mede door deze aanpak is de Europese aanbesteding binnen de geplande termijn uitgevoerd en heeft de procedure uiteindelijk geleid tot de keuze van een leverancier.

De aanpak en geleverde input van Emtio heeft er tevens toe geleid dat de ODH haar huidige inkoopvoorwaarden gaat herzien en herschrijven. Voor dit project zullen we, indien nodig, wederom gebruik maken van de diensten van Emtio en dhr. Schuilenburg.

Meer weten? Neem contact op