Klantcase

ICT-adviseur
Ontwikkelingen
van Emtio

Gemeente Berkelland innoveert met een hyper-converged infrastructuur

12 maart 2018, door Joop Schuilenburg

Vorig jaar hebben Joop Schuilenburg en Patrick Pirson van Emtio de gemeente Berkelland geholpen bij het aanbesteden van een innovatieve hyper-converged infrastructuur.

Berkelland

Gemeente Berkelland

De gemeente Berkelland is een plattelandsgemeente in de Achterhoek. Team ICT A (automatisering) is met 8 fte relatief klein, maar levert ondersteuning aan 670 gebruikers. Daarnaast ondersteunt het de Sociale Dienst Oost Achterhoek, Stichting Achterhoek Toerisme en de sociale wijkteams. Dit zorgde voor een hoge werkdruk.

Toen Nenad Vasiljevic, ICT coördinator bij Berkelland de werkzaamheden van het team onder de loep nam, zag hij dat er relatief veel tijd ging zitten in het beheren van de ICT infrastructuur. Berkelland beschikt over een ‘klassieke’  infrastructuur, opgebouwd uit vele server-, storage- en netwerkcomponenten. Omdat het beheer van iedere component specifieke kennis vereist en het totale beheer (over de componenten heen) complex is, resulteerde dit voor Berkelland in een gefragmenteerd en tijdsintensief beheer.

 

Hyper-converged infrastructuur

Nenad zag de aanschaf van een hyper-converged infrastructuur (HCI) als een mogelijkheid om het beheer te vereenvoudigen. In een HCI zijn – kort gezegd – de diverse componenten compute (cpu en memory), storage en netwerk in één stuk hardware geïntegreerd. Dit maakt het mogelijk om de hele infrastructuur integraal, via één portaal te beheren, wat de beheerlast doet afnemen.

Omdat de medewerkers van Berkelland weinig tot geen ervaring hadden met aanbesteden en het concept HCI relatief nieuw is, heeft Nenad Emtio gevraagd om te helpen.

 

De rol van Emtio bij Berkelland

Emtio heeft voorgesteld om gebruik te maken van een zogenaamde functionele aanpak. Hierbij beschrijft de gemeente de doelstellingen die ze wil bereiken en geeft ze de scope van de gewenste oplossing. Met deze aanpak kunnen leveranciers optimaal gebruikmaken van hun expertise, zonder dat ze door een aanbestedende dienst in het keurslijf van een uitgebreid programma van eisen en wensen (PvE) worden gedwongen. Dit sloot ook beter aan bij de in Berkelland aanwezige kennis.

Een tweede aandachtspunt bij deze aanbesteding was dat de term HCI door de markt voor een breed spectrum van oplossingen wordt gebruikt. Door de (beheer)doelstellingen te beschrijven en de aangeboden oplossing (mede) te beoordelen op de mate waarin ze de gemeente in staat stelt haar doelstellingen te realiseren, werd de kans vergroot dat er een HCI werd geselecteerd waarmee Berkelland haar beheerdoelstellingen daadwerkelijk kon realiseren.

In de functionele aanpak levert de leverancier de volgende ‘kwaliteitsdocumenten’ op:

Naast het beoordelen van de kwaliteitsdocumenten worden er ook interviews afgenomen en beoordeeld met  sleutelfiguren van de leverancier. Met de beoogde winnaar worden vervolgens de details van de aangeboden oplossing doorgesproken.

 

Nenad Vasiljevic, ICT coördinator bij Berkelland:

"De ervaring met Emtio was zeer goed. De communicatie lijnen zijn kort en de afspraken die gemaakt worden zijn helder. Emtio is goed op de hoogte van processen en stuurt er op aan dat alles transparant gebeurt. Er was van tevoren afgesproken wat de rol van iedereen was en ook duidelijk afgesproken wat van Gemeente Berkelland werd verwacht. Door de inzet van Emtio heeft Team ICT een betere kijk gekregen op het beoordelen van interviews."

 

Aanbesteding afgerond

In januari 2018 is de aanbesteding afgerond met de gunning van een raamovereenkomst aan PQR BV en van een eerste opdracht van een HCI gebaseerd op Nutanix met een Rubrik back-up voorziening.

 

IT inkoop

Meer weten over ICT-aanbestedingen en IT inkoop? Neem contact op met Emtio.

Meer weten? Neem contact op