IT inkoop

Een aanbesteding uitbesteden?

Specialist in complexe IT inkoop

Wij ondersteunen organisaties, instellingen en het bedrijfsleven bij het aanschaffen van IT-producten en -diensten. Wij helpen u bij tactische IT inkoop processen, maar begeleiden ook zeer grootschalige en complexe Europese aanbestedingen.

Inkoop en aanbesteding

Als u kiest voor het uitbesteden van IT-voorzieningen en ondersteunende bedrijfsprocessen, dan geeft u belangrijke informatie en werkzaamheden uit handen.

Emtio ondersteunt u bij het vinden van de juiste partner. Onze adviseurs hebben de juiste deskundigheid in huis om u van de juiste adviezen en diensten te voorzien. Zo dragen we bij aan het bereiken van uw organisatiedoelstellingen, zoals kostenbesparing of kwaliteitsverhoging.

Onze adviseurs voeren de inkoopwerkzaamheden uit in de rol van adviseur, inkoopprojectleider of coach. We zijn voornamelijk actief in de publieke sector zoals zorginstellingen en overheidsinstanties.

 

Onze handelswijze

Een IT-inkooptraject starten we met een intakegesprek bij de klant. Zo krijgen we een helder beeld van de beweegredenen.

  • Is er sprake van één inkoopproces of van meerdere?
  • Dienen de trajecten volgtijdelijk of tegelijk plaats te vinden?
  • Welke contractvormen zijn het meest geschikt?
  • Welke inkoopprocedure is voor het bereiken van uw doelstelling het meest geëigend?

Er zijn tal van redenen om een aanbesteding uit te voeren. Meestal betreft het aankopen die voor de bedrijfsvoering nodig zijn en waarbij de IT-middelen nu eenmaal niet zelf kunnen worden gemaakt.

Voor sommige organisaties is het verplicht om de IT-aanbesteding Europees uit te voeren. Deze plicht wordt vaak als een last ervaren. Wij menen echter dat een goed uitgevoerd inkooptraject, ook al is het een formele aanbesteding, op lange termijn veel rendement oplevert. 

Type leverancier

In alle gevallen is het van belang om goed na te denken over het type leverancier dat moet worden ingezet. Zoekt u een leverancier die gespecialiseerd is in logistieke performance, die eigen kennis kan inbrengen of deze voor u bij fabrikanten kan ontsluiten? Of zoekt u een specialist of partner? Dit hangt sterk samen met het type IT-inkoop dat u gaat doen.

Het is ook van belang in te zien in welke situatie de opdrachtgever terecht gaat komen. Is een leverancier makkelijk inwisselbaar voor een andere of haalt u een monopolist in huis? Een inwisselbare leverancier is per definitie ook een monopolist gedurende de looptijd van een contract.

 

Doelstelling

Het is van cruciaal belang dat u voor uzelf een zo heldere mogelijke doelstelling formuleert bij de start van een IT-inkoop traject. U beantwoordt hierbij vragen als: wat verwachten we van de leverancier en wat verwachten we van zijn dienstverlening?

We noemen een paar voorbeelden.

Stel je vraag over IT inkoop

Aandachtsgebieden

  • Werkplekdiensten/beheer/datacenterdiensten
  • Clouddiensten (IAAS, PAAS, SAAS)
  • ASP
  • Pakketselecties (zoals ERP, CRM incl. zaaksystemen, HRM, Financials, roostering, CMS, EPD, LIMS)
  • Systemen (werkplekapparatuur, servers, netwerkcomponenten, opslag en back-up, mobiele apparaten)
  • Multifunctionals
  • Mobiele en vaste telefonie (tikken, flat fee, infrastructuur, vaste telefonie 'as a service')
  • Websites
  • Digitale Bereikbaarheidskaart
  • WAN
IT inkoop

Voorbeeld 1: doelstelling bij aanbesteding IT-hardware

U wilt een raamovereenkomst sluiten met een leverancier van IT-hardware. U bepaalt eerst de scope van deze IT inkoop overeenkomst. Het gaat in ons voorbeeld over vaste werkstations, beeldschermen en laptops. Stel dat u een organisatie hebt met ongeveer 500 werkplekken.

  • Welke dienstverlening hoort hierbij?
  • Willen we ook onderhoud hierbij inkopen? Als we besluiten dat de standaard-fabrieksgarantie voldoende is, dan betekent dat echter wel dat de leverancier het aanspreekpunt wordt voor de afhandeling van garantiegevallen.

Verder is het denkbaar dat de leverancier bepaalde software-images al van tevoren op de apparatuur installeert. En het is denkbaar dat hij verpakkingsmateriaal moet afvoeren of oude apparatuur tegen een inruilprijs moet innemen (en data veilig verwijdert).

 

Type leverancier

Nu we dit weten gaan we inschatten welk type leverancier we nodig hebben. Het is een leverancier die gespecialiseerd is in logistieke performance en die de juiste relaties met eventuele toeleveranciers heeft. Hij moet ook over een redelijk kennisniveau beschikken om met verstand van zaken software-images te kunnen installeren.

We maken op basis hiervan de inschatting dat hier een ruim aanbod aan leveranciers bestaat en dat leveranciers vrij makkelijk kunnen worden ingewisseld voor anderen. We kunnen om die reden scherp op de prijsstelling zijn en behoeven geen contract met een lange looptijd aan te gaan.

Omdat ook de IT-hardware zelf uit vele merken kan bestaan behoeven we deze ook niet te specificeren om de merken van elkaar te onderscheiden. We richten de vraagstelling op de dienstverlening.

 

Welke doelstelling kunnen we hierbij formuleren?

We zoeken een dienstverlener die in staat is om voor een organisatie met ongeveer 500 werkplekken IT hardware te leveren waarbij hij in staat is om optimale logistieke performance te leveren in de zin van tijdige levering van ieder gewenst aantal (afspraak = afspraak).

Ter zake van de bijbehorende dienstverlening geldt dat hij de IT hardware steeds tegen de meest gunstige condities levert, en dat hij de opdrachtgever ontzorgt bij het afhandelen van garantiegevallen en bij het plaatsen van software-images.

Deze doelstelling voor de IT inkoop vormt het leidmotief voor het contractmanagement. De performance van de dienstverlener wordt dus afgemeten aan de hand van de mate waarin hij erin slaagt tijdens de looptijd de doelstelling te verwezenlijken.

Voorbeeld 2: doelstelling bij aanbesteding HRM-systeem

U wilt een bedrijfsinformatiesysteem vervangen. In dit voorbeeld gaat het om uw HRM-systeem. Het HRM-systeem is tevens het bronsysteem voor salarisverwerking voor 1.000 personeelsleden.

 

Scope

Als eerste bepalen we de scope van het IT inkoop traject. In de bestaande situatie draait de HRM-applicatie in uw ‘eigen huis’. De salarisverwerking hebt u uitbesteed, maar de uitbetaling van salarissen doet u wel zelf.

In feite staat u voor de keuze om alleen het HRM-systeem te vervangen of om ook de salarisverwerking onderwerp van inkoop te maken.

U constateert terecht dat HRM-systemen tegenwoordig veelal als clouddienst worden geleverd en in de regel vergezeld van de dienst ‘salarisverwerking’. Omdat u de HRM-applicatie nu in ‘eigen huis’ hebt moet er eerst een zogenaamd sourcingsbeleid omtrent deze kwestie worden bepaald.

Veel van onze opdrachtgevers hanteren reeds een beleid: ‘clouddiensten tenzij’. Indien dit voor u geen uitgemaakte zaak is zult u eerst de voor- en nadelen van een besluit (handhaven van bestaand beleid ‘in huis’ of kiezen voor clouddiensten) moeten inventariseren en afwegen.

Emtio adviseert om hier steeds het sourcingbeleid vast te stellen voordat u aan het daadwerkelijke inkooptraject begint. Het vaststellen van het sourcingbeleid behoort tot de voorbereidingsactiviteiten van een inkooptraject.

 

Integrale opdracht

In ons voorbeeld kiest u voor het beleid ‘clouddiensten’. Omdat de markt de ‘e-HRM-dienst’ in de regel in combinatie met salarisverwerking levert, besluiten we om één integrale opdracht in de markt te zetten. Bij de salarisverwerking hoort ook het maandelijks toezenden van de salarisspecificaties aan de medewerkers. U besluit de betaling zelf te verrichten, daarmee voorkomend dat de leverancier ook nog een functie als ‘bank’ krijgt. Met het uitbesteden van de salarisverwerking besteedt u in feite een deel van uw bedrijfsvoering uit (dit wordt ook wel ‘business proces outsourcing’ of BPO genoemd).

We zoeken een leverancier die e-HRM en salarisverwerking als kernactiviteit beschouwt. Het is immers weliswaar een ondersteunend, maar wel een cruciaal bedrijfsproces dat u automatiseert en deels zelfs uitbesteedt. Het is ook een kennisintensieve dienstverlening die u vraagt, we zoeken dus een specialist. Het is bovendien een type dienstverlening waar u stabiliteit en continuïteit verwacht. En de dienstverlener moet zelf partnership met u nastreven. Het zijn redenen om een wat langere relatie met een dienstverlener aan te willen gaan. U denkt aan een periode van zes tot tien jaar.

Op de Nederlandse markt bestaan slechts een handvol dienstverleners die deze opdracht zouden kunnen uitvoeren. De aangeboden oplossingen zijn grotendeels vergelijkbaar en we schatten in dat alle aanbieders onze behoefte wel zouden kunnen afdekken. Dit maakt dat we onze behoefte niet in een ‘klassiek’ programma van eisen en wensen behoeven vast te leggen. Dit onderscheidt de aanbieders niet, behalve dan dat de één beter is in het schrijven van offertes dan de andere.

Ook hier richten we onze vraagstelling dus op de dienstverlening waarbij vooral de kwaliteit van de dienstverlener moet kunnen worden beoordeeld.

 

Welke doelstelling kunnen we hierbij formuleren?

We zoeken een dienstverlener die op basis van een cloudvoorzieningen een e-HRM systeem beschikbaar stelt en de salarisverwerking voor ons, een opdrachtgever met circa 1.000 personeelsleden, verzorgt en in staat is ons op flexibele wijze te ondersteunen bij het (gefaseerd) implementeren van de cloudvoorziening, deze daarna adequaat beheert en de salarisverwerking correct en tijdig uitvoert.

De dienstverlener hanteert samenwerking met klanten als missie. Hij is expert ter zake van de e-HRM oplossing die hij als clouddienst implementeert en levert een voortdurende bijdrage aan de optimalisatie van de HRM-processen, mede in de zin van kostenreductie. Hij creëert en borgt een hoge mate van klanttevredenheid.

Ook hier geldt vervolgens: deze doelstelling van de IT inkoop vormt het leidmotief voor het contractmanagement. De performance van de dienstverlener wordt dus afgemeten aan de hand van de mate waarin hij erin slaagt tijdens de looptijd de doelstelling te verwezenlijken.

Het inkooptraject

Als de doelstellingen en scope van de opdracht helder zijn, bespreken we de aanpak van het inkooptraject. We bevinden ons nog steeds in de voorbereidingsfase.

Er is een inkoopprojectteam nodig dat het inkooptraject zal uitvoeren. Daarin zijn materiedeskundigen aanwezig op het betreffende aandachtsgebied. Materiedeskundigen kunnen IT-beheerders zijn en/of key users die het betreffende bedrijfsproces goed kennen. Gebruikelijk is ook om iemand in het team op te nemen die het IT-beleid in de zin van architectuur goed overziet.

Daarnaast is juridische kennis en kennis van inkoop onontbeerlijk. Emtio bundelt deze twee kennisbehoeften in de rol van procesbegeleiding.

Verder dient de benodigde inzet van de materiedeskundigen te worden ingeschat, rekening houdend met hun gebruikelijke werkzaamheden en eventuele vakantieplannen. We bespreken ook de globale planning van uw project.

Het is verstandig om ook de goedkeuringslijnen in het proces te bespreken en hierbij de beslispunten te benoemen.

 

Procedurele aanpak

En dan bespreken we de procedurele aanpak van het IT inkoop traject. Daarbij wordt onderscheiden tussen opdrachtgevers die Europees moeten aanbesteden en zij die daartoe niet verplicht zijn. In het laatste geval bespreken we welke (type) leveranciers we gaan benaderen met de behoeftestelling.

Bij een Europese aanbesteding moet een keuze voor een procedurevorm worden gemaakt die het beste bij de behoefte past. Hierbij spelen diverse afwegingen een rol. De timing kan een rol spelen, de behoefte aan overleg met leveranciers (alvorens ze een aanbod doen), het potentiële aanbod (heel ruim of beperkt), en nog vele andere aspecten.

 

Inhoudelijke aanpak

Omdat de procedure slechts een ‘vehikel’ is moet ook de inhoudelijke aanpak worden besproken. Dit richt zich toe op de vraag of er een uitgebreid programma van eisen moet worden (voor-)geschreven of dat er meer functionele vraagstelling moet plaatsvinden waarbij de de inhoudelijke of technische invulling aan de expertise van de markt zal worden overgelaten. Als de keuze is gemaakt kan de detailplanning worden vastgesteld.

De voorbereidingsfase sluit af met beslissingen over alle genoemde aspecten waarna het IT inkoop proces kan worden uitgevoerd.

Tijdens het inkoopproces fungeert Emtio als eerstelijns vraagbaak voor partijen die aan de inkoopprocedure willen deelnemen. Dankzij onze kennis op het gebied van ICT-recht zijn wij in staat om de afspraken tussen u en de gekozen leverancier om te zetten in degelijke, werkbare contracten, zoals IT contracten en Service Level Agreements (SLA’s). Als er eenmaal een contract is gesloten, dient er nauwlettend op te worden toegezien dat de gekozen leveranciers zich aan de gemaakte afspraken houden. Zo bent u ervan verzekerd dat de opgestelde doelstellingen daadwerkelijk worden nagestreefd.